Die Übersetzung von Gebrauchsanweisungen, Websites, Verträgen oder anderen Dokumenten muss oft nicht nur in einer oder zwei, sondern in einer Vielzahl von Sprachen erfolgen und dies regelmäßig unter großem Zeit- und Kostendruck. In der Regel müssen die Übersetzungen auch in ein bestehendes oder einheitliches Layout gebracht werden. Hinzu kommen Fachbegriffe, unternehmensinterne Terminologie und Vieles mehr. Daneben sind auch kaufmännische und mitunter technische Problemstellungen zu lösen. Ein Übersetzer alleine kann derartige Übersetzungsleistungen unter Wahrung der geforderten Qualität und Kohärenz nicht leisten. Hier kommen Projektmanager ins Spiel.
Ein Projektmanager in der Übersetzungsbranche erhält von Ihnen die zu übersetzenden Ausgangsdokumente, die Zielsprachen und kümmert sich um den Rest.
Ablauf eines Übersetzungsprojektes
Vereinbarung des Projektrahmens:
Am Anfang steht die Vereinbarung des Projektrahmens. Hier stellt der Kunde dem Projektmanager sein Projekt vor und legt dar, welche Zielvorstellungen er hat. Der Projektmanager wird genaue Informationen benötigen, welche Standards, Datenschutzbestimmungen und Format- und Layoutvorgaben einzuhalten sind.
Des Weiteren muss geklärt werden, in wie viele Sprachen die Übersetzung erfolgen soll und inwieweit sprachliche Korrekturen oder inhaltliche Lektorate gewünscht sind. Grundsätzlich führt ein Vier-Augen-Prinzip zur Vermeidung ärgerlicher Fehler, verursacht jedoch einen zeitlichen und finanziellen Mehraufwand. Auch die Benennung fachkundiger Ansprechpartner innerhalb des Kundenunternehmens sollte so früh wie möglich erfolgen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Welches Kosten- bzw. Zeitbudget dem Projektmanager zur Verfügung steht, sind ebenfalls wichtige Fragen.
Hier die Schritte noch einmal in der Kompaktansicht:
- Vorstellung des Projektes aus Kundensicht und Erfassung der Zielerwartungen
- Festlegung von Projektstandards und Datenschutzrahmen
- Festlegung der Formatierungs- und Layoutanforderungen
- Festlegung der Projektsprachen
- Festlegung des Korrektur-/Lektoratsumfangs
- Benennung interner fachkundiger Mitarbeiter als Ansprechpartner beim Kunden
- Festlegung von Kosten- und Zeitbudgets
Vorbereitung und Planung des Projekts:
Ganz am Anfang stehen die Ausgangsdokumente, die der Kunde dem Projektmanager liefert. Der Projektmanager bereitet diese Dokumente zur weiteren Bearbeitung vor. Dabei müssen beispielsweise PDF-Dateien in ein editierbares Format umgewandelt oder analoge Texte in Papierform digitalisiert werden. Weiterhin wird der Projektmanager eine Aufstellung der zu berücksichtigenden Standards sowie der zu verwendenden internen und externen Fachterminologie vorbereiten, indem er beginnt, eine entsprechende Datenbank aufzubauen. Auch die Erstellung eines Datenschutzleitfadens für die Übersetzer anhand der Kundenstandards sowie ggf. das Aufsetzen einer maßgeschneiderten Datenschutzvereinbarung für die Übersetzer erfolgt in der Planungsphase.
Daran anschließend beginnt der Projektmanager die einzelnen internen und externen Übersetzerinnen und Übersetzer auszuwählen, die für eine Beteiligung an dem Projekt in Frage kommen. Gleiches gilt für etwaige Korrektoren oder Lektoren. Ein erfahrener Projektmanager, der selber über langjährige Übersetzungserfahrung verfügt, kann auf einen großen Kontaktstamm von Kollegen zurückgreifen, die ihm oft persönlich bekannt sind und deren Fähigkeiten er zuverlässig einschätzen kann. Hierin kann ein wesentlicher Vorteil liegen, da in der Regel nicht anonym über eine große Agentur abgewickelt wird, was durch bessere Auswahl und Kommunikation zu einem besseren Resultat für den Kunden führt.
Hier die Schritte noch einmal in der Kompaktansicht:
- Sichtung und Aufarbeitung der Ausgangsdokumente
- Formatierungsarbeiten an den Ausgangsdokumenten (falls notwendig)
- Aufstellung der zu berücksichtigenden Qualitätsstandards
- Erstellung eines Datenschutzleitfadens und einer Datenschutzvereinbarung
- Aufbau einer Terminologie-Datenbank
- Auswahl der internen und externen Übersetzerinnen und Übersetzer
- Auswahl von Korrektoren und Lektoren
- Abschluss von Übersetzungsverträgen und Datenschutzvereinbarungen
Durchführung des Projektes - Phase 1: Übersetzung:
Nach Abschluss der Vorbereitungsarbeiten beginnt in der nächsten Phase die eigentliche Durchführung des Projektes. Hierbei beginnen die verschiedenen Übersetzer, nachdem der Projektmanager ihnen die Ausgangsdateien übermittelt hat, diese zu übersetzen und befüllen die Terminologie-Datenbank mit Übersetzungen der internen und externen Fachtermini, während der Projektmanager die Datenbank administriert, die Kohärenz überwacht und die Disposition der verschiedenen Übersetzerkollegen koordiniert. Der Projektmanager überwacht die Termingenauigkeit der Übersetzungsleistungen und behält zugleich kalkulatorische Fragen im Auge. Die Übersetzungen der Ausgangstexte werden vom Projektmanager an die Korrektoren oder Lektoren weitergeleitet.
Durchführung des Projektes - Phase 2: Korrektur/Lektorat:
Um den avisierten Termin einzuhalten, wird der Projektmanager die Übersetzungen, die er erhält, an die Korrektoren und Lektoren weiterleiten, wobei bereits auf Formatierungsfragen und -problematiken geachtet werden wird. Der Projektmanager kümmert sich hier neben der Disposition von Korrekturen und Lektoraten auch weiterhin um die Pflege der Terminologie-Datenbank. Die fertig korrigierten und lektorierten Texte werden im Anschluss an ihre Überprüfung vom Projektmanager zentral gesammelt und für ihre Abschlussformatierung vorbereitet. Auch hier ist die kalkulatorische Kostenkontrolle ebenso wie ein gutes Zeit- und Terminmanagement von Seiten des Projektmanagers unverzichtbar.
Hier die Schritte noch einmal in der Kompaktansicht:
- Versand/Übermittlung der Übersetzungen an Korrektoren und Lektoren
- Erste Überprüfung von Formatierungserfordernissen und -fragen
- Disposition der Korrektoren und Lektoren
- Administration der Terminologie-Datenbank und weitere Sicherstellung der Terminologiekohärenz
- Zentrales Sammeln der einzelnen Zieldokumente
- Vorbereitung der Zieldokumente für die Abschlussformatierung
- Zeit- und Kostenkontrolle
Abschluss des Projektes - finale Aufbereitung und Übergabe an den Kunden
Zum Abschluss des Projektes werden die fertig lektorierten und korrigierten Texte vom Projektmanager zur Übergabe an den Kunden vorbereitet. Hierzu gehört insbesondere die Formatierung in das gewünschte Ausgabeformat und die Anpassung an das gewünschte Layout. Je nach technischem Aufwand kann die Hinzuziehung eines externen Dienstleisters sinnvoll oder notwendig sein, wobei wiederum auch auf die Datenschutzstandards geachtet werden muss. Neben den Standardformaten aus der MS-Office-Reihe kommen Desktop-Publishing-Systeme wie bspw. FrameMaker oder InDesign in Frage; auch Auszeichnungssprachen wie SGML oder XML sind gängig. Am Ende erhält der Kunde die fertigen, formatgerechten Zieldateien aus einer Hand.
Persönliche Anforderungen an den Projektmanager
Die Komplexität eines Übersetzungsprojektes wird schnell ersichtlich, wenn man sich einmal die obigen Schritte ins Bewusstsein ruft und dabei bedenkt, dass jeder dieser Bearbeitungsschritte für jede Zielsprache durchgeführt werden muss. Es sind mitunter 20 Übersetzer zu koordinieren, deren Dateien jeweils korrigiert, lektoriert, redigiert und formatiert werden müssen. Und diese Vielzahl an Daten muss termingerecht und innerhalb eines Kostenbudgets an den Endkunden übergeben werden. Wenn man sich das Gesamtbild vorstellt, wird schnell klar, dass an einen Projektmanager im Übersetzungsbereich vielfältige Anforderungen zu stellen sind:
EDV-Fachwissen
Die Vielfalt an Datei- und Programmformaten fordert dem Projektmanager Einiges ab. Abgesehen davon, dass er in der Lage sein muss, ein gewünschtes Layout auch in der gewünschten Dateiform zu realisieren, muss er oft auch in der Lage sein, verschiedene Elemente eines Textes isolieren zu können, die nicht zu übersetzen sind.
Kaufmännisches Verständnis
Auch die kaufmännische Komponente darf beim Projektmanager nicht zu kurz kommen. Neben kalkulatorischen Fragen muss er die Abrechnung von Leistungen prüfen. Auch die Prüfung entsprechender Werkverträge fällt in das Aufgabenfeld des Projektmanagers, der sichergehen muss, dass neben den Standards auch die Kosten eingehalten werden müssen.
Organisationstalent und Stressresistenz
Die vielleicht wichtigste Eigenschaft eines Projektmanagers ist das Organisationstalent. Die Koordinierung der vielen verschiedenen Mitarbeitenden und der vielen Dateien erfordert ein hohes Maß an Organisation, um den Überblick zu behalten. Oft muss ein Projektmanager viele verschiedene Aufgaben auf einmal absolvieren. Auch ein Blick für Prozessoptimierungen spielt hier natürlich eine Rolle. Selbst bei stärkster Beanspruchung muss der Projektmanager in der Lage sein, Verbesserungspotentiale zu erkennen und zu nutzen.
Die Vorteile bei der Beauftragung eines Projektmanagers
Der größte Vorteil besteht darin, dass dem Kunden jederzeit ein kompetenter Ansprechpartner zu allen Fragen im Zusammenhang mit seinem Projekt zur Verfügung steht, der neben den linguistischen auch etwaige technische und kaufmännische Problemstellungen löst. Ein lästiges Zuständigkeitsgerangel entfällt und alle Kompetenzen sind klar verteilt. Der Projektmanager entlastet den Kunden, da dieser sich mit der Auftragsabwicklung an sich gar nicht selbst befassen muss, sondern sie den fachkundigen Händen des Projektmanagers überlässt.
Neben der Einsparung von Zeit und der Umgehung unnötigen Ärgers, der entstehen kann, wenn man selbst mehrere Fremdunternehmer koordinieren muss, sichert der Projektmanager dem Kunden eine inhaltliche Kohärenz und kann neben einer gleichbleibenden Qualität auch erhebliche Kosten einsparen.
Die Vorteile eines Projektmanagers auf einen Blick:
- Ein ganzheitlicher Ansprechpartner für den Kunden
- Höhere Effizienz bei der Auftragsabwicklung auf Kundenseite
- Sicherung gleichbleibender Qualität und Optik/Layout
- Sicherung von inhaltlicher Kohärenz der verschiedenen Übersetzungen
- Bessere Zeit- und Kostenkontrolle beim Kunden
Die Kosten eines Projektmanagers
Die Frage nach den Kosten ist nicht leicht zu beantworten, da hier viele Faktoren Einfluss nehmen. Neben dem Umfang der zu übersetzenden Dokumente und der Anzahl der Zielsprachen spielen Fragen wie administrativer Aufwand, die Qualität, Nutzungskonformität der Ausgangsdateien und die geforderten Standards eine Rolle. Ein einheitlicher Preisrahmen lässt sich somit nicht abstecken. Allerdings sollten Sie bedenken, dass auch wenn ein externer Projektmanager Sie auf den ersten Blick vielleicht etwas mehr Geld kostet, er Ihnen gleichwohl viele Ressourcen bei Ihrem Unternehmen einspart und die Abwicklung eines Übersetzungsprojektes erheblich vereinfacht, was in der Endabrechnung deutlich günstiger sein kann.